Área de Administración de Servicios Institucionales

Definición

El área tiene a cargo los procesos y actividades que sirven de soporte y apoyo para que los niveles Gerenciales, de Asesoría y las Unidades del Área Funcional Técnica, realicen su labor de forma eficaz y eficiente.

Como tal le corresponde la planificación, obtención, asignación, registro, control y evaluación de los recursos humanos, materiales y financieros de la entidad; por lo que debe promover el uso eficiente y eficaz de los recursos institucionales.

Funciones

1. Gestión Presupuestaria y Suministros:
   
   1. Formular, ejecución y control presupuestario, para una oportuna administración de los recursos financieros y una asignación, registro y control de los mismos.
   
   
   2. Dotar a la organización de materiales, equipos y servicios de manera oportuna para la adecuada prestación de sus servicios.
   
   
   3. Establecer mecanismos de control interno que garanticen el adecuado manejo de los materiales y suministros en custodia.
   
   
   4. Establecer mecanismos de seguimiento para el pago de servicios prestados a la institución.
   
   
   5. Promover el desarrollo y mantenimiento de una cultura institucional de uso racional de los recursos financieros y la elaboración de informes y reportes financieros y presupuestarios para la toma oportuna de decisiones
   
   
   6. Administrar la adquisición de bienes y servicios de conformidad con los requerimientos y la disponibilidad de recursos financieros; manejo y mantenimiento de la bodega de materiales y suministros.
   
   
   7. Elaborar, conjuntamente con las diferentes áreas de la institución, la formulación presupuestaria de la institución, y participar activamente en el proceso de planificación estratégica institucional.


2. Servicios Generales:
   
   1. Establecer sistemas de mantenimiento preventivo y correctivo de la planta física, equipo y flota vehicular para garantizar la adecuada prestación de los servicios institucionales.
   
   
   2. Garantizar la adecuada vigilancia institucional para proteger los edificios, bienes, funcionarios y usuarios de la DGSC.
   
   
   3. Administrar las tarjetas de combustible y establecer los parámetros de acceso al sistema de información computadorizado, las conciliaciones, el control de combustible y la presentación de los reportes mensuales.
   
   
   4. Brindar eficientemente el servicio de soda comedor, garantizando el manejo y uso racional de los recursos y bienes que se adquieren, así como, la calidad y los buenos hábitos de higiene.
   
   
   5. Dar soporte a las actividades institucionales que se realicen durante el año, tales como actos culturales, sociales y cívicos, conferencias y reuniones de trabajo.
   
   
   6. Mantener los sistemas de limpieza y ornato que garanticen el aseo de las instalaciones de la DGSC.
   
   
   7. Brindar servicios de transporte a los funcionarios de la DGSC en actividades propias de la institución.
   
   
   8. Brindar el servicio de reproducción y encuadernación de documentos.


3. Recursos Humanos:
   
   1. Gestionar y desarrollar en forma integral al grupo humano de la Dirección General de Servicio Civil.
   
   
   2. Administrar y conducir el desarrollo y la gestión de recursos humanos de la DGSC.
   
   
   3. Capacitar y actualizar de manera continua al funcionario de la Dirección General; así como de sus proyectos y programas en las áreas de interés institucional.
   
   
   4. Emitir resoluciones administrativas y sanciones disciplinarias relacionadas con la gestión humana, aplicando el régimen disciplinario.
   
   
   5. Controlar y brindar el seguimiento de los sistemas de pago a servidores y velar por su actualización y mantenimiento permanentes.
   
   
   6. Establecer estudios técnicos que garanticen la equidad interna en el pago de los servicios de los funcionarios de la DGSC.
   
   
   7. Establecer políticas y directrices claras para el reclutamiento, selección contratación, promoción y desarrollo del equipo humano de la DGSC.
   
   
   8. Promover y mantener el más alto nivel de bienestar físico, mental y social de los trabajadores de la institución.


4. Unidad Médica:
   
   1. Brindar consejo y asistencia médica básica a los empleados de la DGSC.
   
   
   2. Brindar apoyo médico asistencial preventivo a los empleados de la DGSC.
   
   
   3. Colaborar con el mejoramiento de la salud ocupacional de los empleados de la DGSC.
   
   
   4. Colaborar en la capacitación del personal de la DGSC, en materia medica, prevención de accidentes ocupacionales y enfermedades laborales.
   
   
   5. Desarrollar en la DGSC, una cultura de prevención en salud.
   
   


5. Centro de Documentación e Información:
   
   1. Velar por el adecuado archivo de la información y documentación de la institución, de manera que se encuentre en medios impresos o magnéticos.
   
   
   2. Asesorar a las diferentes instancias institucionales en materia de archivo y clasificación de la documentación institucional.
   
   
   3. Desarrollar normativa y procedimientos técnicos, que permitan una adecuada clasificación y archivo de la información y documentación institucional.
   
   
   4. Diseñar modelos operativos para los sistemas de información y documentación de la institución.
   
   
   5. Velar por el uso adecuado de la información y documentación de la institución por parte de los funcionarios de la DGSC.
   
   

Estructura Orgánica interna

El Área de Administración de Servicios Institucionales está conformada por cuatro Unidades Principales: Recursos Humanos, Gestión Presupuestaria y Suministros, Servicios Generales y el Centro de Documentación. La Dirección General de Servicio Civil cuenta con una Unidad Médica, la cual coordina sus acciones directamente con la Unidad de Recursos Humanos.

Objetivos estratégicos

Planificar, adquirir, almacenar y distribuir los bienes y servicios requeridos por las diferentes áreas de la DGSC; con el fin de lograr los objetivos institucionales, haciendo un uso óptimo de los recursos existentes.

Proporcionar oportuna y eficientemente los servicios que requiere la DGSC en materia de comunicaciones, transporte, correspondencia, reproducción de documentos, seguridad y vigilancia, limpieza y mantenimiento de la infraestructura física.

Garantizar el potencial humano idóneo para apoyar las áreas funcionales de la DGSC, que permitan asegurar, promover e impulsar el bienestar y el desarrollo de los funcionarios, y el mejoramiento del servicio al usuario en el cumplimiento de la misión y objetivos institucionales.

Administrar los documentos generados por la DGSC, en sus diferentes formatos, en el área de empleo público, con el fin de generar conocimiento dentro del sector público.

Proveer una adecuada atención primaria de salud brindando una asistencia médica con calidad y calidez, con el fin de contribuir a elevar la calidad de vida de los funcionarios de la DGSC.

Competencias relevantes

Además se participa o se tiene la responsabilidad por la coordinación de comisiones, tales como: Comisión de Ascensos; Comisión de Salud Ocupacional; Comisión de Discapacidad; Comisión de Imagen Institucional; Comisión de Institucional de Investigación; Comité Técnico Funcional de INTEGRA y en la Comisión de Valores.

Proyectos especiales en ejecución

1. Modernización del Sistema CISECI.


2. Elaboración del Perfil del Proyecto para la construcción y equipamiento de edificio para la DGSC.


3. Elaboración del perfil de funcionamiento de la Unidad de Recursos Humanos para adecuar las funciones al Modelo Gestión de Recursos Humanos establecido por el Área de Gestión de Recursos Humanos.


4. Redefinición del Sistema de Medición y Rendición de Cuentas (SIMERC).


5. Participación en la Comisión Interinstitucional (Ministerio de Hacienda- Ministerio de Economía-Dirección General de Servicio Civil) para poner en operación los Módulos de Carrera Profesional y Evaluación del Desempeño para el primer trimestre del 2011.